EDI 기초

EDI가 무엇이고 무슨 뜻의 약자인가요?

EDI는 Electronic Data Interchange(전자 문서 교환)의 약자입니다. 기업끼리 주문서·출하 통지·송장 같은 거래 문서를 정해진 형식으로 만들어 시스템 사이에서 자동으로 주고받는 방식을 말합니다. 사람이 메일이나 엑셀을 열어 옮겨 적지 않아도 상대 시스템에 바로 들어갑니다. 해외 대형 유통사는 납품 업체에 EDI를 거의 필수로 요구합니다. EDI-VAN은 이런 문서를 거래 상대가 요구하는 형식과 통로에 맞춰 대신 주고받게 해 주는 기업 간 문서 연결망입니다.

EDI는 어떤 방식으로 작동하나요?

EDI는 우리 회사 자료를 표준 양식의 문서로 바꿔 정해진 통로로 보내고, 상대가 잘 받았다는 확인을 받는 흐름으로 작동합니다. 큰 흐름은 다음과 같습니다.

• 우리 회사 자료(주문·출하·송장 등)를 상대가 요구하는 양식에 맞춥니다(이 일을 «매핑»이라고 합니다).
• 상대가 정한 통로로 보냅니다. 인터넷으로 암호화해 직접 주고받는 AS2나, 문서를 대신 받아 전달해 주는 우편함 같은 VAN이 대표적입니다.
• 상대 시스템이 문서를 받아 들이고 997 수신 확인(잘 받았다는 확인 답장)을 돌려보냅니다.

EDI-VAN은 이 변환·전달·수신 확인·문제 알림을 맡아 주므로, 고객은 지금 쓰는 ERP나 엑셀, 웹 입력 화면으로 일하시면 됩니다.

이메일로 주문을 주고받으면 안 되나요?

거래 상대가 메일로 받는다면 가능하지만, EDI를 요구하는 유통사와는 메일로 대신할 수 없습니다. 메일 주문은 사람이 옮겨 적어야 해서 시간이 걸리고 실수가 생기기 쉬우며, 상대가 받았는지 일일이 확인해야 합니다. EDI는 문서가 상대 시스템에 바로 들어가고 수신 확인도 자동으로 오기 때문에, 대형 유통사는 납품 조건으로 EDI를 요구하는 경우가 많습니다. 문서가 많지 않다면 EDI-VAN의 웹 입력 화면이나 엑셀 파일 올리기로 개발자 없이 시작하실 수 있습니다.

EDI와 API 연동은 어떻게 다르고 언제 EDI를 쓰나요?

EDI는 업계가 함께 쓰는 표준 양식의 문서를 주고받는 방식이고, API는 시스템끼리 그 회사가 정한 방식으로 바로 데이터를 요청하고 받는 방식입니다. EDI는 X12(주로 북미)·EDIFACT(주로 유럽) 같은 공통 표준이 있어 여러 거래처와 같은 규칙으로 문서를 주고받기 좋고, API는 플랫폼마다 규격이 달라 상대별로 따로 맞춰야 합니다. 어느 쪽을 쓸지는 보통 거래 상대가 정합니다. 예를 들어 아마존은 납품(Vendor Central)은 EDI로, 판매(Seller Central)는 API로 연결합니다. EDI-VAN은 두 방식 모두 지원하며, 고객 쪽에서도 API로 문서를 넣고 받을 수 있습니다.

기업들은 왜 EDI를 사용하나요?

기업들은 거래 문서를 빠르고 정확하게, 사람 손을 덜 들여 주고받기 위해 EDI를 씁니다.

• 주문서를 옮겨 적는 수작업과 입력 실수가 줄어듭니다.
• 상대가 받았는지 자동으로 확인되고, 어디서 멈췄는지 추적할 수 있습니다.
• 물건이 도착하기 전에 출하 내역을 미리 받아 입고를 준비하고, 주문·입고·송장을 맞춰 대금을 처리합니다.

무엇보다 대형 유통사가 납품 조건으로 요구하는 경우가 많아, 거래를 위해 갖춰야 하는 경우가 많습니다.

EDI는 요즘도 쓰나요, 낡은 기술 아닌가요?

네, EDI는 지금도 유통·제조·물류 분야에서 널리 쓰이는 현역 방식입니다. 오래된 방식이긴 하지만, 수많은 기업이 같은 표준 양식으로 문서를 주고받기 때문에 대형 유통사·창고·운송사의 기본 거래 수단으로 자리 잡고 있습니다. 해외 대형 유통사는 지금도 납품 업체에 EDI를 거의 필수로 요구합니다. 문서를 주고받는 통로는 인터넷으로 암호화해 직접 주고받는 AS2처럼 요즘 방식으로 바뀌어 왔고, EDI-VAN은 이런 통로와 API 연결도 함께 지원합니다.

EDI는 주로 어떤 회사들이 사용하나요?

EDI는 물건을 사고팔고 보관하고 실어 나르는 공급망의 거의 모든 회사가 사용합니다.

• 유통사·온라인 마켓: 주문서를 보내고 출하 통지·송장·재고를 받습니다.
• 셀러·공급사·제조사: 주문을 받아 주문 확인·출하 통지·송장을 보냅니다.
• 창고(3PL)·운송사: 940 창고 출고 지시, 945 창고 출고 완료, 204 운송 요청, 214 운송 상태 같은 문서를 주고받습니다.

EDI-VAN은 국내는 물론 북미·유럽의 이런 거래처들을 한 망에서 연결해 드립니다.

작은 회사도 EDI가 꼭 필요한가요?

거래 상대가 EDI를 요구한다면 작은 회사도 필요합니다. 그렇지 않다면 꼭 갖춰야 하는 것은 아니지만, 대형 유통사나 해외 유통사에 납품하려면 대부분 EDI 대응을 요구받습니다. 작은 회사라도 개발자 없이 웹 입력 화면이나 엑셀 파일로 시작할 수 있고, 시스템이 없으면 EDI ERP로 주문·재고·출고·송장을 함께 관리할 수 있습니다. 요금은 맞춤형 STARTER $1,960/년(거래처 1곳·문서 1종·보낸 문서 4,000건)부터이며, 받는 문서와 수신 확인은 무료입니다.

EDI는 사라지나요, 앞으로도 계속 쓰이나요?

앞날을 단정할 수는 없지만, EDI는 지금도 유통·제조·물류의 기본 거래 방식으로 널리 쓰이고 있습니다. 수많은 기업이 같은 표준 양식으로 연결되어 있어 한꺼번에 다른 방식으로 바꾸기 어렵기 때문입니다. 한편 API처럼 새로운 연결 방식도 함께 늘고 있어, 상대에 따라 두 방식을 같이 쓰는 경우가 많습니다. EDI-VAN은 EDI와 API를 모두 다루므로, 거래 상대가 어떤 방식을 요구하든 가운데서 맞춰 드립니다.

API가 결국 EDI를 대체하게 될까요?

API가 EDI를 완전히 대체할지는 단정하기 어렵고, 지금은 두 방식이 함께 쓰이고 있습니다. EDI는 업계 공통 표준이라 여러 거래처와 같은 규칙으로 주고받기 좋고, API는 실시간 연결에 강하지만 플랫폼마다 규격이 다릅니다. 실제로 아마존도 납품은 EDI, 판매는 API로 연결하는 것처럼 상대가 방식을 정합니다. EDI-VAN은 두 방식을 모두 지원하므로, 어느 쪽으로 바뀌어도 고객 쪽 업무 방식은 그대로 두고 연결만 맞추면 됩니다.

유통사가 EDI 대응이 가능해야 한다고 하는데 무슨 뜻인가요?

유통사가 정한 형식과 통로로 거래 문서를 자동으로 주고받을 수 있어야 한다는 뜻입니다. 보통은 유통사의 850 주문서를 받고, 855 주문 확인·856 출하 통지·810 송장을 보내는 것이 기본 구성이며, 유통사가 정한 시험을 통과해야 실제 거래가 열립니다. 정확한 문서 종류와 요건은 유통사마다 다르고 바뀌기도 하므로, 그 유통사가 보낸 안내서를 기준으로 맞춥니다. EDI-VAN이 형식 변환·전달·시험을 맡아 드리니, 받으신 안내서와 시작 희망일을 연결 문의에 남겨 주세요. 유통사가 정한 기한이 있다면 바로 문의해서 일정부터 확인하시길 권합니다.

거래처가 한 곳뿐인데도 EDI가 꼭 필요한가요?

그 거래처가 EDI를 요구한다면 한 곳뿐이어도 필요합니다. EDI-VAN의 맞춤형 STARTER는 바로 이런 경우를 위한 요금제로, 거래처 1곳·문서 1종·보낸 문서 연 4,000건에 연결 등록·시험 왕복이 포함되어 연 $1,960입니다. 받는 문서와 수신 확인은 무료이고, 문서 종류나 건수가 늘면 추가 옵션으로 더합니다. 내 조건의 요금은 요금 안내의 계산기나 AI 상담에서 바로 계산됩니다.

GS1-128 라벨과 ASN은 어떤 관계인가요?

GS1-128 라벨과 ASN은 같은 박스 번호로 이어진 한 쌍입니다. GS1-128 라벨은 박스나 팔레트에 붙이는 표준 바코드 라벨이고, ASN(856 출하 통지)은 «물건이 도착하기 전에 무엇을 어떻게 실어 보냈는지 미리 알리는 문서»입니다. 유통사는 도착한 박스의 라벨을 찍어 미리 받은 ASN 내용과 맞춰 보며 입고합니다. 그래서 라벨과 ASN이 서로 맞아야 입고가 늦어지지 않고, 틀리면 유통사가 비용을 물리기도 합니다. EDI-VAN은 856 출하 통지를 상대가 요구하는 형식으로 맞춰 보내 드립니다. 고객은 박스별로 어떤 상품을 몇 개 담았는지 포장 정보를 준비하시면 되고, 세부 규격은 그 유통사가 보낸 안내서를 기준으로 맞춘 뒤 충분히 시험하고 거래를 여는 것을 권합니다.

팩스나 메일 대신 EDI를 쓰면 뭐가 좋은가요?

EDI를 쓰면 문서를 사람이 옮겨 적고 전화로 확인하던 일이 줄어듭니다. 팩스나 메일로 받은 주문서는 사람이 다시 입력해야 하지만, EDI는 정해진 형식의 문서가 회사 시스템끼리 바로 오갑니다. 상대가 문서를 받으면 997 수신 확인이 자동으로 돌아와 보냈는지, 받았는지를 따로 묻지 않아도 됩니다. 주고받은 문서와 상태(전달·수신 확인·오류)를 화면에서 한눈에 볼 수 있어 어디서 멈췄는지도 바로 압니다. 대형 유통사는 납품 업체에 EDI를 거의 필수로 요구하기 때문에 거래를 넓히는 데도 필요합니다.

EDI는 수작업 입력을 어떻게 자동화하나요?

EDI는 거래 문서가 정해진 형식으로 시스템에 바로 들어오게 해서 손으로 입력하는 일을 없앱니다. 예를 들어 유통사가 보낸 850 주문서가 우리 회사 시스템이나 화면에 자동으로 들어오고, 그 내용으로 855 주문 확인, 856 출하 통지, 810 송장을 다시 입력하지 않고 보낼 수 있습니다. EDI-VAN은 상대가 요구하는 형식과 우리 회사 자료 사이를 맞춰 주는 일(매핑, «우리 회사 자료를 상대가 요구하는 양식에 맞추는 일»)과 전달·수신 확인을 맡습니다. 고객은 웹 입력 화면, 엑셀·CSV 파일, 파일 자동 전송(SFTP), 시스템 연동(API) 가운데 편한 방법으로 시작하시면 됩니다.

PDF 문서 대신 EDI를 써야 하는 이유는요?

PDF는 사람이 읽는 문서이고, EDI는 시스템이 바로 읽고 처리하는 문서라는 점이 가장 큰 차이입니다. PDF 주문서는 누군가 열어서 내용을 다시 입력해야 하므로 시간이 걸리고 옮겨 적다 틀리기 쉽습니다. EDI 문서는 상대 시스템에 바로 들어가고, 받았다는 997 수신 확인도 자동으로 돌아옵니다. 그래서 해외 대형 유통사는 납품 업체에 EDI를 거의 필수로 요구합니다. EDI-VAN을 쓰시면 상대가 요구하는 형식은 EDI-VAN이 맞추므로 기술을 몰라도 시작할 수 있습니다.

엑셀 파일로 주고받는 것과 EDI는 뭐가 다른가요?

엑셀은 거래처마다 양식이 달라 사람이 보고 처리해야 하지만, EDI는 정해진 표준 형식이라 시스템끼리 자동으로 처리됩니다. EDI는 X12나 EDIFACT 같은 표준을 따르고, 받았는지를 997 수신 확인으로 매번 자동 확인하며 주고받은 기록이 남습니다. 다만 EDI-VAN에서는 지금 쓰는 엑셀 그대로 시작할 수 있습니다. 고객이 엑셀·CSV 파일을 올리면 EDI-VAN이 상대가 요구하는 EDI 형식으로 바꿔 전달하고, 받은 문서도 내려받아 보실 수 있습니다.

공급망 관리에서 EDI가 왜 중요한가요?

EDI는 주문부터 대금까지 공급망의 여러 회사가 같은 정보를 빠르고 정확하게 나누게 해 주기 때문에 중요합니다. 유통사, 공급사·제조사, 창고, 운송사가 각자 메일·전화로 연락하면 정보가 늦거나 어긋나기 쉽습니다. EDI로 연결하면 850 주문서 → 855 주문 확인 → 940 창고 출고 지시 → 204 운송 요청·214 운송 상태 → 856 출하 통지·810 송장 → 820 대금 지급 통지가 한 흐름으로 이어집니다. 단계마다 상대가 받았는지 자동으로 확인되어 어디서 멈췄는지 바로 알 수 있습니다.

EDI를 쓰면 정말 오류가 줄어드나요?

네, 사람이 옮겨 적는 단계가 없어지므로 입력 실수로 생기는 오류가 크게 줄어듭니다. EDI-VAN은 문서를 보내기 전에 형식과 내용을 확인하고, 문제가 있으면 알려 드립니다. 상대가 받았는지도 997 수신 확인으로 매번 자동 확인합니다. 다만 원래 자료(품목·수량·포장 정보 등)가 틀리면 문서도 틀리게 나가므로 자료 관리는 여전히 중요합니다. 문서가 늦거나 틀리면 유통사가 비용을 물리기도 하므로, 거래를 열기 전에 충분히 시험하는 것을 권합니다.

EDI가 주문 처리를 어떻게 빠르게 해주나요?

EDI는 주문이 들어오는 순간부터 다음 단계로 바로 넘어가게 해서 주문 처리를 빠르게 합니다. 유통사의 850 주문서가 회사 시스템에 바로 들어오고, 재고를 확인해 855 주문 확인(수락·일부 수락·거절)을 곧바로 답할 수 있습니다. 주문이 확정되면 창고에 940 창고 출고 지시가 가고, 출고 후에는 856 출하 통지와 810 송장이 상대 규칙대로 나갑니다. 문서는 사람이 없어도 24시간 자동으로 오가므로, 사람은 확인만 하시면 됩니다.

EDI 업무에 AI는 어떻게 활용되고 있나요?

EDI-VAN에서는 AI 상담으로 요금 계산, 연결 방법, 문서 종류 같은 질문에 바로 답해 드리고 있습니다. AI 상담은 본인확인(한국은 휴대폰 문자, 해외는 WhatsApp) 뒤 바로 쓸 수 있고, 상담 내용은 담당자가 이어서 보고 더 정확히 도와드립니다. AI 답은 참고용이며 확정 견적·계약은 연결 문의로 드립니다. 그 밖에 EDI 업무에서 AI를 어떻게 활용하는지는 상담에서 확인해 드립니다.

AI 때문에 EDI 전문 인력이 줄어들까요?

앞으로의 인력 변화는 단정하기 어렵지만, EDI-VAN을 쓰시면 EDI 전문 인력이 없어도 시작할 수 있습니다. 맞춤형에서는 형식 변환과 거래처 시험·개시를 EDI-VAN이 지원합니다. 전담형에서는 EDI-VAN이 개시를 전담하고, 수신 확인 누락이나 상대의 거절 같은 문제를 먼저 살펴보고 먼저 연락드립니다. 고객은 거래 자료를 준비하고 결과를 확인하는 일에 집중하시면 됩니다.

전자문서교환과 전자데이터교환은 같은 말인가요?

네, 둘 다 EDI(Electronic Data Interchange)를 우리말로 옮긴 같은 말입니다. 원래 뜻에 가까운 번역은 «전자데이터교환»이고, 국내에서는 «전자문서교환»이라는 말도 널리 씁니다. 어느 쪽이든 기업끼리 주문서·출하 통지·송장 같은 거래 문서를 정해진 형식으로 시스템 간에 주고받는 방식을 뜻합니다. EDI-VAN은 이런 문서를 국내외 거래처와 자동으로 주고받게 연결하는 기업 간 문서 연결망입니다.

EDI 지원과 EDI 개발은 어떻게 다른가요?

EDI-VAN에서 «EDI 지원»은 거래처와 문서를 주고받게 맞추는 일이고, «EDI 개발»은 고객 시스템과 자동으로 붙이는 연동 작업입니다. 지원에는 상대가 요구하는 형식으로 바꾸는 일과 거래처 시험·개시가 들어가며, 맞춤형은 EDI-VAN이 지원하고 전담형은 전담합니다. 지금 쓰는 ERP·쇼핑몰과 자동 연동이 필요하면 EDI-VAN이 «내 시스템 연동 구축»을 별도 견적으로 맡습니다. 다만 고객 ERP 안쪽을 고치는 개발은 고객의 ERP 업체나 IT 담당 몫이며, 전담형은 어떤 자료를 뽑아 주면 되는지 설계를 도와드립니다.